Como organizar viagens corporativas simplificadas?

Organizar viagens corporativas exige muito mais do que apenas reservar passagens e hospedagens. Trata-se de uma atividade complexa que requer planejamento, atenção aos detalhes e, sobretudo, alinhamento com a política de viagens da empresa. Este artigo, baseado em três vídeos educativos, traz um guia prático para quem deseja se destacar nessa tarefa.

As viagens empresariais são uma ferramenta estratégica essencial para a expansão de negócios, participação em eventos, fechamento de parcerias e capacitação de equipes. Assim, a forma como essas viagens são planejadas e executadas pode influenciar diretamente os resultados alcançados pela organização.

1. Conhecimento da Política de Viagens

O primeiro passo essencial é dominar completamente a política de viagens da empresa. Esse documento estabelece:

• Diretrizes sobre classes de voos permitidas (econômica ou executiva)

• Limites de valores e teto para despesas

• Antecedência mínima para reservas

• Procedimentos com agências parceiras

Esse conhecimento permite ao profissional tomar decisões acertadas e evitar gastos indevidos. Além disso, assegura conformidade com as normas internas, prevenindo conflitos e auditorias. A interpretação correta dessas diretrizes garante que todo o processo seja transparente e rastreável.

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2. Planejamento detalhado do itinerário

Organizar uma viagem vai muito além da emissão da passagem. É necessário:

• Mapear todas as cidades de destino e pernoites

• Cuidar de reservas de hotel, carro, transfer ou motorista executivo

• Agendar inscrições em eventos, palestras e reuniões

• Reservar restaurantes e até ingressos para eventos sociais se solicitado

Esses detalhes devem ser pensados com antecedência e em sintonia com a agenda do gestor. O secretário ou assistente responsável deve manter contato frequente com o gestor para ajustar as preferências e novas demandas que possam surgir.

A logística do trajeto também é essencial. Horários de check-in e check-out, tempo entre conexões, deslocamentos urbanos e necessidades alimentares ou médicas são exemplos de aspectos a serem considerados.

3. Emissão de passagens aéreas

A emissão de passagens deve considerar:

• Preferências do gestor (companhia, assento, voos diretos ou com conexão)

• Participação em programas de milhagem

• Consulta às agências de viagem com informações completas

• Validação das opções junto ao gestor antes da confirmação

A confirmação da tarifa e a emissão rápida são importantes, pois os preços variam com a demanda e cotação do dólar. Tarifas internacionais podem sofrer alterações diárias, e a disponibilidade é limitada. Quanto maior a antecedência na solicitação, melhor o custo-benefício.

Além disso, é essencial checar se há necessidade de vistos ou documentação especial para embarque, especialmente em viagens internacionais.

4. Check-in e organização de documentos

É papel do secretário realizar o check-in, escolher assentos conforme preferência e garantir que o gestor tenha:

• Cartão de embarque impresso ou digital

• Localizador e detalhes do voo na agenda

• Pastas organizadas com bilhetes e documentos relevantes

É recomendável criar uma "pasta de viagem" contendo todos os documentos impressos e em formato digital, caso o gestor prefira utilizar dispositivos móveis. Confirmar se o gestor deseja receber informações por e-mail, WhatsApp ou aplicativos é parte do cuidado personalizado.

5. Alterações durante a viagem

Imprevistos podem ocorrer, como alteração de voos ou prolongamento da estadia. Nesses casos, o processo se repete:

• Checar opções com a agência de viagens

• Avaliar custos de remarcação

• Confirmar a decisão com o gestor

• Atualizar a agenda e documentos da viagem

Mudanças em voos geralmente envolvem custos adicionais, inclusive em casos de classe executiva. É importante saber se há restrições com determinadas companhias ou se o gestor aceita alternativas com escalas.

6. Escolha da agência de viagens

A agência ideal deve oferecer:

• Alta segurança da informação

• Tecnologia própria e atualizada (mobile first)

• Plataforma com funções completas: mobilidade, compra de passagens, gestão de bilhetes, reservas nacionais e internacionais

Uma boa agência agiliza processos, reduz erros e oferece suporte em tempo real. O diferencial competitivo está na capacidade de personalizar serviços e responder rapidamente às demandas corporativas.

Conclusão

Organizar viagens corporativas de forma profissional é um diferencial importante para secretárias e assistentes executivos. Um bom planejamento, aliado ao uso adequado da tecnologia e à parceria com uma agência de qualidade, assegura uma experiência eficaz para o gestor e destaque para o profissional responsável pela organização.

Mais do que executar tarefas, trata-se de entender o contexto empresarial, antecipar necessidades e oferecer soluções inteligentes. Profissionais preparados para essa função tornam-se peças-chave dentro das organizações.